Polityka prywatności dla klientów i ich przedstawicieli

Administrator:
Wojciech Lewandowski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Softra Systemy Informatyczne Wojciech Lewandowski z siedzibą w Poznaniu (61-119), ul. Św. Michała 43

Dane kontaktowe Administratora
e-mail: office@softra.pl,
tel: 61 893-10-22,
korespondencyjnie: ul. Św. Michała 43, 61-119 Poznań

Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Realizacja umowy z klientem lub podjęcie działań przed zawarciem umowy , na żądanie klienta, wyrażone w dowolny sposób, np. poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie www w zakładce Materiały Demo  (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś klientem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą fizyczną działającą w imieniu lub na rzecz klienta).
• Udzielenie odpowiedzi na pytanie zadane za pomocą formularza kontaktowego na stronie www w zakładce Materiały Demo (art. 6 ust. 1 lit. f RODO ).
• Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Cele wskazane w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych, jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  Uwaga: udostępnienie innych danych niż żądane przez Administratora lub danych oznaczonych jako opcjonalne to wyraźne działanie, równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach, w jakich zostały udostępnione.

Czas przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody,   tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz otrzymywać od nas informacji o podejmowanych przez nas działaniach / naszych usługach   

Jeżeli nasza oferta została przyjęta i wiąże nas umowa, wówczas Twoje dane będziemy przetwarzać przez czas dedykowany klientom z aktywną umową, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy z klientem.

Określone dane będą też przechowywane do czasu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych. Jeżeli określone dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przed upływem podstawowego okresu przechowywania zgłosisz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania, wówczas dane będą w tym określonym celu przetwarzane krócej, tj. do momentu uwzględnienia Twojego sprzeciwu.

Jeżeli określone dane przetwarzamy na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i przed upływem podstawowego okresu przechowywania wycofasz zgodę, wówczas dane będą w tym określonym celu przetwarzane krócej, tj. do momentu wycofania zgody.

Zakres danych
Naszym klientem (stroną umowy) może być osoba fizyczna lub instytucja,  lub  spółka prawa handlowego lub stowarzyszenie oraz  inne organizacje społ. i zawodowe, fundacje, ZOZ. Przetwarzamy dane osobowe  osób, które działają w  imieniu  tych podmiotów, np. prezesa, pełnomocnika czy osób kontaktowych w sprawie realizacji umowy.

Przed zawarciem umowy z klientem pozyskujemy dane niezbędne do przedstawienia oferty. Zwykle są to podstawowe dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. W przypadku klientów -osób fizycznych przed zawarciem umowy pozyskujemy dodatkowe dane niezbędne dla jej zawarcia, np. PESEL.  

W toku trwania umowy z klientem pozyskujemy lub przetwarzamy dalsze dane, jak np. dane na temat zawartych transakcji czy ogólnie – historii współpracy, w tym wyników badania satysfakcji

Źródło danych
Standardowo pozyskujemy dane bezpośrednio od Ciebie.

Twoje dane osobowe mogą zostać również pozyskane z innego źródła, np. od naszego klienta  - spółki, jeżeli jesteś jej pracownikiem lub reprezentantem

Obowiązek podania danych
Podanie niektórych danych jest konieczne dla zawarcia i późniejszego wykonania umowy.

Co, jeśli nie podasz swoich danych
Jeśli nie podasz danych, których podanie jest warunkiem zawarcia umowy, umowa nie będzie mogła zostać zawarta.

Odbiorcy danych
Odbiorcy to podmioty zewnętrzne, którym przekazujemy Twoje dane:

• organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów, jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych,
• dostawcy zewnętrznych systemów teleinformatycznych, świadczący wsparcie i dostarczający rozwiązania informatyczne,
• partnerzy handlowi, w tym członkowie konsorcjów, konsultanci i doradcy
• podmioty audytujące naszą działalność lub rzeczoznawcy,
• podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze lub prawne,
• firmy utylizujące lub archiwizujące dokumenty i inne nośniki,
• firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe,
• banki oraz pozostałe instytucje finansowe i płatnicze tj. PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu ,
• agencje marketingowe

Transfer danych
Nie, nie przekażemy Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Zautomatyzowane decyzje
Twoje dane nie będą podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne lub mającej podobny istotny wpływ.

Twoje prawa

1. dostępu do swoich danych osobowych – w granicach art. 15 RODO,
2. sprostowania swoich danych osobowych – w granicach art. 16 RODO,
3. usunięcia swoich danych osobowych – w granicach art. 17 RODO,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych – w granicach art. 18 RODO,
5. przenoszenia swoich danych osobowych – w granicach art. 20 RODO,
6. cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych, jeżeli to ona była podstawą przetwarzania, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przez wycofaniem zgody,
7. prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych – w granicach art. 21 RODO – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – składając sprzeciw należy wskazać jego przyczyny związane z Twoją szczególną sytuacją, chyba że sprzeciw dotyczy przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego – wówczas nie ma wymogu wskazywania takiej przyczyny.

Prawo skargi
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie urzędu. 

UWAGA: Z uwagi na charakter i specyfikę naszych usług, działamy także w roli podmiotu przetwarzającego dane pozyskane od naszych Klientów, a ich Administratorem jest podmiot, w imieniu którego przetwarzamy dane. W razie występowania takiej sytuacji, informacje o przetwarzaniu, otrzymasz od tego Administratora.