FLOTA Commandor Moduły dodatkowe

Moduł "Poolcar"

Moduł „Poolcar” jest dodatkowym modułem do systemu Flota Commandor produkcji SOFTRA Systemy Informatyczne. Moduł przeznaczony jest do zarządzania pulą samochodów udostępnionych do korzystania przez wielu pracowników. Ułatwia on rezerwowanie samochodów na delegacje i do doraźnych przejazdów. Wprowadza porządek w grafiku i w ewidencji przejazdów.

• Przypisywanie pojazdu do grupy aut poolowych- W systemie Flota można zdefiniować, które pojazdy z dostępnej floty są używane jako poolowe. Dzięki temu moduł Poolcar będzie wyświetlał na grafiku tylko te pojazdy, które posiadają takie oznaczenie.
• Tworzenie rezerwacji - Moduł umożliwia utworzenie nowej rezerwacji dla pracownika w dowolnym okresie w przyszłości.
• Wydanie i zdanie pojazdu- Należy wprowadzić dane wymagane, tj. data i godzina faktycznego rozpoczęcia / zakończenia przejazdu, stan licznika / paliwa przy rozpoczęciu / zakończeniu przejazdu. Dane kierowcy podstawią się automatycznie z wybranego pracownika przy rezerwacji. Można dopisać łącznie do 4 kierowców na dany przejazd. Można wprowadzić dodatkowe dane przy wydaniu i zwrocie pojazdu: uwagi, stan czystości zewn. / wewn. Opcjonalnie można wskazać charakter przejazdu, pod kątem rozliczenia ryczałtów za km prywatne zgodnie z aktualnymi przepisami w tym zakresie.
• Dodatkowe informacje- W zakładce „Notatki” można wprowadzać dowolne uwagi w formie dziennika do danego przejazdu. W zakładce „Inne” można wprowadzać szereg dodatkowych informacji do przejazdu, np. cel i trasa przejazdu.
• Zamówienia- Alternatywnie do zapisywania nowej REZERWACJI, dostępny jest mechanizm zapisywania tzw. „ZAMÓWIENIA”. W odróżnieniu od rezerwacji, która dotyczy konkretnego pojazdu, można wprowadzać do systemu zamówienie na dany okres czasu i dla danego pracownika, ale bez konieczności wskazywania konkretnego pojazdu. Do zamówienia można przypisać pojazd w późniejszym momencie. Zamówienia mogą się pojawiać w systemie Flota na dwa sposoby: wprowadzone bezpośrednio do kartoteki najmu modułu Poolcar lub za pomocą modułu dodatkowego - Flota WEB, który jest przeznaczony dla pracowników jako narzędzie do zapisywania zamówień przez stronę WWW. Moduł Flota WEB jest opcjonalnym modułem dodatkowym zintegrowanym z modułem Poolcar.

Moduł "Parking"

Moduł „Parking” wspomaga zarządzanie parkingami oraz miejscami parkingowymi w firmie. Pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości parkingów wraz z ich parametrami (symbol, ilość miejsc, adres, uwagi).

• Przydziały- Po zdefiniowaniu parkingów można przydzielić dane miejsca parkingowe dla samochodów należących do pracowników lub gości.
• Raporty- Po wprowadzeniu niezbędnych danych można generować raporty dotyczące stanu parkingu na dany dzień czy zajętości danego parkingu.
• Historia- W systemie Flota istnieje możliwość przypisania miejsca parkingowego podczas tworzenia przydziału samochodu. Dzięki temu dostępna jest również historia zmian przydziałów miejsc parkingowych.

Moduł "Telefony"

Moduł „Telefony” jest dodatkowym modułem do systemu Flota produkcji SOFTRA, przeznaczony do zarządzania wyposażeniem pracowników w firmie, innym niż pojazdy (np. telefony komórkowe, karty SIM, modemy, komputery itp.)

• Ewidencja danych- Kartoteka wyposażenia pracowników zawiera pełną listę informacji o stanie wyposażenia zarówno aktualnego, przypisanego do pracowników, jak i wolnego na magazynie oraz archiwalnego, który został np. zutylizowany lub sprzedany. Każda pozycja jest przypisana do danego pracownika oraz oddziału czy symbolu MPK.
• Dane szczegółowe- Moduł umożliwia wprowadzanie podstawowych danych dotyczących wyposażenia, takich jak: nazwa i grupa wyposażenia, przydział do użytkownika, daty wydania / zwrotu oraz inne daty, numer seryjny, uwagi itp. W przypadku gdy dana pozycja dotyczy karty SIM, można wprowadzić szereg dodatkowych parametrów dotyczących np. numeru PIN, PUK czy umowy z operatorem.
• Dokumenty i protokoły- Moduł „Telefony” to nie tylko ewidencja danych, ale również wbudowany mechanizm przekazywania sprzętu pomiędzy pracownikami. Można wprowadzić fakt wydania i zwrotu wyposażenia. System przechowuje pełną historię wcześniejszych użytkowników danego sprzętu. Moduł generowania dokumentów umożliwia utworzenie protokołu przekazania sprzętu według dowolnego szablonu, który zawiera wszystkie dane uzupełnione automatycznie z systemu, logo firmy, zapisy prawne, regulaminy itp. System umożliwia tworzenie wielu różnych szablonów dokumentów, pism i wydruków. Wygenerowany i podpisany protokół można przechowywać w systemie jako załącznik w formie skanu. System umożliwia przechowanie dowolnych dokumentów jako załączniki elektroniczne (np. PDF, JPG, XLS, DOC itd.)
• Import bilingów- Moduł „Telefony” posiada gotowe interfejsy do importu bilingów z firm telekomunikacyjnych takich jak T-Mobile, Polkomtel, Orange. Interfejs jest dostosowany do zawsze aktualnych plików jakie udostępniają usługodawcy. W zależności od dostawcy usług telekomunikacyjnych, istnieje możliwość importu szczegółowego bilingu zawierającego rejestr wszystkich zdarzeń typu rozmowy, SMS, transmisje danych, albo import bilingu w formie podsumowania łącznych ilości i kosztów na dany numer telefonu. W obu przypadkach, zostaną zaimportowane koszty dotyczące telefonów. Koszty te podczas importu są automatycznie rozpisywane na poszczególnych pracowników oraz na jednostki organizacyjne w których pracują, zgodnie z przydziałem sprzętu do pracownika w module „Telefony”. System posiada wbudowaną funkcję wysyłki wiadomości email do pracowników z załączonym bilingiem w postaci pliku XLS.
• Moduł raportowy- Zarówno kartoteka wyposażenia pracowników jak i moduł importu bilingów stanowią podstawę do wykonywania szeregu raportów na różnym poziomie szczegółowości.

Moduł "Kontroli wydatków"

Moduł „Kontroli wydatków” jest dodatkowym modułem do systemu Flota. Umożliwia w większym stopniu nadzór nad wydawaniem pieniędzy na utrzymanie floty samochodowej. Pozwala na ustawienie celów i limitów wydatkowych poprzez utworzenie planu budżetowego, a także bieżące monitorowanie stopnia wykorzystania lub przekroczenia założonego budżetu na dane grupy kosztów.

• Plan budżetu- W systemie Flota można dodać dowolną ilość planów budżetowych różniących się dowolnymi elementami i jednocześnie monitorować stopień wykorzystania każdego z nich.
• Grupy budżetowe- W sekcji „Grupa budżetowa” można utworzyć dowolną ilość grup oraz nadać im nazwę. Następnie należy dodać wybrane grupy kosztów zdefiniowane w systemie Flota do grupy budżetowej.
• Przypisanie pojazdów do planu- Wybrane pojazdy można przypisywać do planu budżetowego pojedynczo lub grupowo.
• Wartość budżetu na pojazd- Dla każdego pojazdu można zdefiniować pole „Wartość”, czyli limit kosztowy jaki zakładamy na dany pojazd w zadanym okresie budżetowym.
• Napełnianie danych o wartościach budżetu z plików xls- Aby uniknąć konieczności czasochłonnego ręcznego wprowadzania wartości budżetu dla każdego pojazdu osobno, dostępny jest mechanizm zasilania danych z plików xls.
• Sprawdzenie planu- System wykonuje zestawienie porównania faktycznych kosztów pojazdów z założonym planem budżetowym. W raporcie zostaną zestawione koszty dla każdej z grup budżetowych oraz procent ich wykorzystania.