Polityka prywatności dla kontrahentów, partnerów handlowych
i technologicznych (w tym dostawcy) i ich przedstawicieli

Administrator:
Wojciech Lewandowski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Softra Systemy Informatyczne Wojciech Lewandowski z siedzibą w Poznaniu (61-119), ul. Św. Michała 43

Dane kontaktowe Administratora
e-mail: office@softra.pl,
tel: 61 893-10-22,
korespondencyjnie: ul. Św. Michała 43, 61-119 Poznań

Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Realizacja umowy z kontrahentem lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, na żądanie kontrahenta, wyrażone w dowolny sposób, np. poprzez kontakt e-mail (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś kontrahentem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą fizyczną działającą w imieniu lub na rzecz kontrahenta).
• Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Czas przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy z kontrahentem.

Określone dane będą też przechowywane do czasu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych.

Jeżeli określone dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przed upływem podstawowego okresu przechowywania zgłosisz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania, wówczas dane będą w tym określonym celu przetwarzane krócej, tj. do momentu uwzględnienia Twojego sprzeciwu.

Zakres danych
Naszym kontrahentem (stroną umowy) może być osoba fizyczn a lub instytucja, np. spółka prawa handlowego, lub stowarzyszenie oraz  inne organizacje społ. i zawodowe, fundacje, ZOZ. Przetwarzamy dane osobowe osób, które działają w imieniu tych podmiotów , np. prezesa, pełnomocnika czy osób kontaktowych w sprawie realizacji umowy.

Przed zawarciem umowy z kontrahentem pozyskujemy dane niezbędne do rozpoczęcia negocjacji warunków współpracy. Zwykle są to podstawowe dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. W przypadku kontrahentów - osób fizycznych przed zawarciem umowy pozyskujemy dodatkowe dane niezbędne dla jej zawarcia, np. PESEL.

W toku trwania umowy z kontrahentem pozyskujemy lub przetwarzamy dalsze dane, jak np. dane na temat wystawionych przez kontrahenta faktur czy ogólnie – historii współpracy.

Źródło danych
Standardowo pozyskujemy dane bezpośrednio od Ciebie.

Twoje dane osobowe mogą zostać również pozyskane z innego źródła, np. od naszego kontrahenta  - spółki, jeżeli jesteś jej pracownikiem lub reprezentantem.

Obowiązek podania danych
Podanie niektórych danych jest konieczne dla zawarcia i późniejszego wykonania umowy.

Co, jeśli nie podasz swoich danych
Jeśli nie podasz danych, których podanie jest warunkiem zawarcia lub realizacji umowy, umowa nie będzie mogła zostać zawarta.

Odbiorcy danych
Odbiorcy to podmioty zewnętrzne, którym przekazujemy Twoje dane:

• organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów, jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych,
• dostawcy zewnętrznych systemów teleinformatycznych, świadczący wsparcie i dostarczający rozwiązania informatyczne,
• partnerzy handlowi, w tym członkowie konsorcjów, konsultanci i doradcy - podmioty audytujące naszą działalność
• podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze prawne lub windykacyjne,
• firmy utylizujące lub archiwizujące dokumenty i inne nośniki,
• firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe,
• banki oraz pozostałe instytucje finansowe i płatnicze

Transfer danych
Nie, nie przekażemy Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Zautomatyzowane decyzje
Twoje dane nie będą podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne lub mającej podobny istotny wpływ.

Twoje prawa

1. dostępu do swoich danych osobowych – w granicach art. 15 RODO,
2. sprostowania swoich danych osobowych – w granicach art. 16 RODO,
3. usunięcia swoich danych osobowych – w granicach art. 17 RODO,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych – w granicach art. 18 RODO,
5. przenoszenia swoich danych osobowych – w granicach art. 20 RODO,
6. cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych, jeżeli to ona była podstawą przetwarzania, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przez wycofaniem zgody,
7. prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych – w granicach art. 21 RODO – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – składając sprzeciw należy wskazać jego przyczyny związane z Twoją szczególną sytuacją, chyba że sprzeciw dotyczy przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego – wówczas nie ma wymogu wskazywania takiej przyczyny.

Prawo skargi
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie urzędu.